Het initiatief voor een overbrenging wordt in principe altijd genomen door de overbrengende instelling.

Aanleidingen voor een overbrenging kunnen zijn:

• Je hebt een selectie van je archief gedaan, zoals je best regelmatig doet → stap 2 kan in dit geval worden overgeslagen.
• Je archiefruimte geraakt vol.
• Je moet verhuizen.
• Je dienst wordt afgeschaft/fusioneert.
• De vorige overbrenging is meer dan tien jaar geleden.
• Er is een meerjarenplanning afgesproken met het Rijksarchief.

Kondig minstens drie maanden voor de voorziene overbrengingsdatum aan dat je een overbrenging wil doen.

Neem hiervoor contact op met het bevoegde Rijksarchief:

• Centrale diensten van de federale overheid contacteren het Algemeen Rijksarchief.
• Buitendiensten van de federale overheid, lokale instellingen, hoven en rechtbanken contacteren het Rijksarchief in de provincie waar ze hun zetel hebben (gehad).

Bij dit eerste contact kan je bijkomende uitleg en ondersteuning vragen bij de verschillende stappen van de overbrenging.

Het heeft geen nut om archief te verhuizen dat bestemd is voor vernietiging. Er moet dus eerst getrieerd worden. Dit gaat het gemakkelijkste als je instelling over een selectielijst beschikt (opzoeken). Heb je geen selectielijst, dan vraag je het Rijksarchief om de bestemming van je archiefreeksen ad hoc te bepalen.

• Bij reeksen met de bestemming selecteren en overbrengen moeten de over te brengen documenten geïsoleerd worden van de te vernietigen documenten, volgens het criterium gespecifieerd in de selectielijst.
• Het archief dat bestemd is voor vernietiging en waarvan de bewaartermijn verstreken is, lijst je op in een aanvraag tot vernietiging, die je minstens 30 dagen (indien gebaseerd op een selectielijst) of 60 dagen (zonder selectielijst) voor de geplande vernietiging aan het Rijksarchief bezorgt.
• De vernietiging zelf moet op zodanige wijze gebeuren dat de gegevens onherstelbaar zijn (meer info).

De selectie geeft je een basis voor het opstellen van de overbrengingslijst (sjabloon in Excel - Word). Deze bestaat uit de beschrijving en datering van de bestanddelen van het over te brengen archief, die genummerd worden.

• Veelvoorkomende beschrijvingen zijn notulen en bijhorende stukken van…, verslagen van…, registers van…, lijsten van…, steekkaartensysteem van…, dossiers inzake…, stukken betreffende… of plannen van…, gevolgd door de eigenlijke inhoudsomschrijving die de handeling en/of het behandelde onderwerp weergeeft. Voor algemene en centraal beheerde reeksen kan de redactionele vorm volstaan wanneer er geen andere, gelijkaardige reeksen bestaan, bijvoorbeeld jaarverslagen, briefwisseling, dienstnota’s, begrotingen, dagboeken, facturen, jaarrekeningen enz.
• Als je instelling een selectielijst heeft, wordt als beschrijving de reeksnaam uit de selectielijst overgenomen.
• Als de documenten al beschreven zijn in repertoria, steekkaartensystemen, databanken of inventarissen, hoeven ze niet opnieuw in detail beschreven te worden in de overbrengingslijst, maar moeten deze zoekinstrumenten mee worden overgebracht naar het Rijksarchief.
• De archiefbestanddelen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het jongste en oudste stuk. Spreek met de rijksarchivaris af hoe gedetailleerd je de eenheden moet dateren: soms volstaat het om de jaartallen te vermelden, in andere gevallen is het noodzakelijk om de precieze data op te geven, bijvoorbeeld:
  • 32. Processen-verbaal van de vergaderingen van de directieraad, 1994-1997.
  • 217. Chronologisch repertorium van de aanvragen tot schadeloosstelling ingediend door burgers, 02/03/1989-30/06/1991.
• Laat de basisstructuur van je overbrengingslijst goedkeuren voor je de details uitwerkt.

Archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht. Meestal moeten hiervoor nog enkele acties ondernomen worden.

3.1 (Her)ordenen en -benoemen

Zorg dat alle dossiers op de juiste plaats zitten en duidelijk beschreven zijn (heldere, consequente namen hebben). Het is niet de bedoeling om een nieuwe ordening aan te brengen. Dit kan enkel met toestemming van het Rijksarchief.

Meer info over deze stap op de pagina ordening en naamgeving.

3.2 Schonen en verpakken

Als dit nog niet eerder gebeurd is, moet het over te brengen archief geschoond worden: verwijder lege bladen, blanco formulieren, dubbels en materialen die op termijn schadelijk kunnen zijn voor het papier, zoals nietjes en paperclips. Hiervoor is geen toelating van het Rijksarchief nodig.

De geschoonde dossiers steek je in zuurvrije mappen en dozen (info voor bestellingen via het Rijksarchief).

Noteer in potlood op de mappen (in de rechterbenedenhoek) het volgnummer van de reeks in de overbrengingslijst, en op de voorzijde van de dozen (ongeveer 1 centimeter onder de opening) de afgekorte naam van de dienst, het volgnummer van de doos en de uiterste nummers van de inhoud in de overbrengingslijst.

3.3 Behandelen van beschadigd archief

In het slechtste geval, zijn er fysieke problemen met het archief en kan het niet worden overgebracht omdat het een bedreiging zou vormen voor andere archieven in het Rijksarchief.

Archief dat aangetast is door vocht, schimmel of insecten die zich mogelijk nog in de papieren schuilhouden, moet behandeld worden voor er verdere stappen gezet kunnen worden. Zie de pagina Archief in nood om eventuele problemen te identificeren.

Een rijksarchivaris kan het archief bij twijfel onderzoeken en advies geven over de behandeling.

De desinfectie, reiniging en restauratie van archieven gebeurt op kosten van de administratie. Voorkomen is dus beter dan genezen.

Eenmaal het archief geordend, verpakt en beschreven is, kan je de omvang van de overbrenging (het aantal nummers en de omvang in strekkende meter) invullen op de overbrengingslijst.

Bezorg de overbrengingslijst minstens één maand voor de overbrenging aan je contactpersoon bij het bevoegde Rijksarchief. Mogelijk zullen we vragen om nog enkele aanpassingen te doen.

Voor de overbrenging kan plaatsvinden, geven beide partijen (de archiefvormer en het Rijksarchief) hun akkoord over de overbrengingslijst.

Vul vervolgens een attest van overbrenging (sjabloon) in en laat dit ondertekenen door de leidinggevende ambtenaar van je instelling (digitaal of in tweevoud op papier).

Als de formaliteiten rond zijn, kan je opnieuw contact opnemen met het Rijksarchief om één of meer datums vast te leggen voor de overbrenging.

Neem contact op met het Rijksarchief dat de stukken zal bewaren om de datum(s) en het tijdstip van de overbrenging vast te leggen.

Afhankelijk van de omvang van het over te brengen archief, de tijd die aan de verhuizing besteed zal moeten worden en de beschikbare financiële, menselijke en logistieke middelen, kan het transport georganiseerd worden:

• met eigen middelen
• met behulp van een transportfirma
• met behulp van een vrachtwagen, een chauffeur en een begeleider van het Rijksarchief (tarieven)

Zie stappen 6 tot 8 in het stappenplan op de pagina archief verhuizen voor praktische verhuisinstructies.

Op het moment van het transport worden ook de twee exemplaren van het attest van overbrenging (of de verklaring van bewaargeving) overgemaakt.

Na de aankomst wordt het archief zorgvuldig door medewerkers van het Rijksarchief gecontroleerd op volledigheid, materiële staat, toegankelijkheid en ordening. Eventuele ontbrekende, verkeerd opgeborgen en beschadigde dozen en verpakkingen worden gesignaleerd.

Als er geen verdere stappen nodig zijn, ontvang je het attest van overbrenging getekend terug als definitief ontvangstbewijs.

• Je hebt een selectie van je archief gedaan, zoals je best regelmatig doet (meer info) → stap 2 kan in dit geval worden overgeslagen.
• Je server geraakt vol en je kan/wil niet opschalen.
• Je dienst wordt afgeschaft/fusioneert.
• De vorige overbrenging is een tijdje geleden.
• Er is een meerjarenplanning afgesproken met het Rijksarchief.

• Centrale diensten van de federale overheid contacteren het Algemeen Rijksarchief.
• Buitendiensten van de federale overheid, lokale instellingen, hoven en rechtbanken contacteren het Rijksarchief in de provincie waar ze hun zetel hebben (gehad).

Het heeft geen nut om archief over te brengen dat bestemd is voor vernietiging. Er moet dus eerst geselecteerd worden. Dit gaat het gemakkelijkste als je instelling over een selectielijst beschikt (opzoeken). Heb je geen selectielijst, dan vraag je het Rijksarchief om de bestemming van je archiefreeksen ad hoc te bepalen.

• Bij je eerste digitale overbrenging of bij de overbrenging van databanken, websites of ongebruikelijke informatietypes, bekijken we altijd samen wat er is en wat er moet worden overgebracht.
• Bij reeksen met de bestemming selecteren en overbrengen moeten de over te brengen documenten geïsoleerd worden van de te vernietigen documenten, volgens het criterium gespecifieerd in de selectielijst.
• Het archief dat bestemd is voor vernietiging en waarvan de bewaartermijn verstreken is, lijst je op in een aanvraag tot vernietiging, die je minstens 30 dagen (indien gebaseerd op een selectielijst) of 60 dagen (zonder selectielijst) voor de geplande vernietiging aan het Rijksarchief bezorgt.
• De vernietiging zelf moet op zodanige wijze gebeuren dat de gegevens onherstelbaar zijn: meer info.

De selectie geeft je een basis voor het opstellen van de overbrengingslijst (sjabloon). Deze bestaat uit de beschrijving en datering van de bestanddelen van het over te brengen archief, die genummerd worden.

• Als de gegevens of documenten al elders beschreven zijn, bijvoorbeeld in een databank of spreadsheet, hoeven ze niet opnieuw in detail beschreven te worden in de overbrengingslijst, maar moeten deze zoekinstrumenten mee worden overgebracht naar het Rijksarchief.
• De archiefbestanddelen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het jongste en oudste bestand of record. Spreek met de rijksarchivaris af hoe gedetailleerd je de eenheden moet dateren: soms volstaat het om de jaartallen te vermelden, in andere gevallen is het noodzakelijk om de precieze data op te geven, bijvoorbeeld:
  • 217. Chronologisch repertorium van de aanvragen tot schadeloosstelling ingediend door burgers, 02/03/1989-30/06/1991.
  • 32. Processen-verbaal van de vergaderingen van de directieraad, 1994-1997.

Laat de basisstructuur van je overbrengingslijst goedkeuren voor je de details uitwerkt.

Archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht. Meestal moeten hiervoor nog enkele stappen ondernomen worden.

3.1 (Her)ordenen en -benoemen

Zorg dat alle (sub)mappen en bestanden zich op de juiste plaats in je mappenstructuur bevinden zonder deze op dit punt nog grondig te wijzigen. Je mappenstructuur weerspiegelt normaal de werking van de instelling en dit moet zo blijven.

Als er veel mappen of bestanden hernoemd moeten worden, gebruik je best een tool (of de command line) waarmee je dit in bulk kan doen.

Meer info over deze stap op de pagina ordening en naamgeving.

3.2 Schonen

Je archief schonen doe je best regelmatig, maar zeker ook voorafgaand aan een overbrenging.

Verwijder handmatig of met de nodige tools blanco mappen, lege documenten, duplicaten (de versies die zich op andere plaatsen bevinden dan waar de bestanden thuishoren), tussentijdse versies van documenten en documenten die niet noodzakelijk zijn voor de dossiers.

Voor de toegankelijkheid en het toekomstig beheer van de bestanden, moeten alle wachtwoordbeveiligingen opgeheven worden. Het is daarom best deze van in het begin van je werkprocessen zo veel mogelijk te vermijden en de toegang tot documenten zo veel mogelijk te regelen via het toegangsbeheer van je mappen en systemen. (Wachtwoorden zijn per definitie uitgesloten bij pdf/a-bestanden en pdf’s met een geldige handtekening.)

Voor digitaal archief betekent ‘in goede staat’ ook dat het leesbaar, integer en authentiek moet worden overgebracht. Dit wil zeggen:

• dat het Rijksarchief geen bestanden aanvaardt die niet meer raadpleegbaar zijn zonder grote inspanningen of kosten (.doc-bestanden vallen hier nog niet onder). Zie ‘Weigert het Rijksarchief bestandsformaten die niet in de tabel staan?’ op de pagina duurzame bestandsformaten.
• dat de MD5-checksum van de bestanden al minstens een eerste keer berekend moet zijn voor de bestanden worden overgebracht
• dat de nodige metagegevens in of met de bestanden moeten worden overgebracht die hun ontstaanscontext en wijzigingen sinds de semi-dynamische fase documenteren, waaronder ook de gegevens voor of over de validatie van eventuele elektronische handtekeningen, afhankelijk van de strategie die men hiervoor kiest.

De archivaris van het Rijksarchief kan je bijstaan bij de voorbereiding van je archief voor overbrenging.

Na de selectie (stap 2), de herordening en -benoeming en het schonen moet er een logisch en coherent geheel overblijven, met een duidelijke structuur en zonder overbodige bestanden.

Je kan nu de omvang van de overbrenging (het aantal nummers en omvang in megabyte en/of aantal bestanden) invullen op de overbrengingslijst.

Bezorg de overbrengingslijst minstens één maand voor de overbrenging aan je contactpersoon bij het bevoegde Rijksarchief. Mogelijk zullen we vragen om nog enkele aanpassingen te doen.

Voor de overbrenging kan plaatsvinden, geven beide partijen (de archiefvormer en het Rijksarchief) hun akkoord over de overbrengingslijst.

Vul vervolgens een attest van overbrenging (sjabloon) in en laat dit ondertekenen door de leidinggevende ambtenaar van je instelling (digitaal of in tweevoud op papier).

Als de formaliteiten rond zijn, kan je opnieuw contact opnemen met het Rijksarchief om één of meer datums vast te leggen voor de overbrenging.

De overbrenging zelf wordt begeleid door onze Dienst Digitale Archivering. Deze bezorgt je een login waarmee je in WinSCP toegang krijgt tot onze ingestserver.

WinSCP is een eenvoudige tool voor bestandsoverdracht door middel van het beveiligde SFTP protocol.

Je kan het gratis downloaden van deze website

1. Open WinSCP en log in met de ontvangen gegevens. Als host name vul je edepotsftp1.arch.be in:

2. Open in het linker venster de (netwerk)schijf waarop de map met de over te brengen bestanden (deze uit de goedgekeurde overbrengingslijst) zich bevinden.

3. Navigeer naar de map waarin zich de submap(pen) met de juiste bestanden bevindt (of bevinden). Zorg dat je de juiste versie van de bestanden hebt.

4. Sleep de map(pen) naar het rechtervenster (de map ‘delivery’). De bestanden worden nu gekopieerd. Afhankelijk van het totaalvolume en de grootte van de individuele bestanden, kan dit meerdere uren duren. Zorg dat de computer in de tussentijd niet heropgestart wordt.

5. Controleer of alle mappen en bestanden zich in de delivery-map bevinden. Heb je per ongeluk een verkeerde map gekopieerd, dan kan je deze nog verwijderen.

6. Hierna mag WinSCP afgesloten worden. (Als gevraagd wordt of je de sessie wil beëindigen, klik je op OK.)

Als de overbrenging voltooid is, of bij problemen, verwittig je het Rijksarchief met een mailtje aan [email protected].

Ga nog niet onmiddellijk over tot de vernietiging van de bestanden.

Vervolgens controleren we of alle bestanden zijn overgebracht en vrij zijn van virussen.

Als er geen verdere stappen nodig zijn, ontvang je het attest van overbrenging getekend terug als definitief ontvangstbewijs.

Na ontvangst van het attest, verwijder je de bestanden en/of vernietig je de dragers.

Meer info over digitale vernietigingen op de pagina informatie vernietigen.

Zoals lager uitgelegd, is het sterk afgeraden om de gegevens na hun overbrenging verder te bewaren.