En principe, l’organisme versant prend toujours l’initiative d’un versement.

Il y a lieu de verser lorsque :

• Vous avez effectué un tri de vos archives, comme il convient de faire régulièrement → vous pouvez alors ignorer l’étape 2.
• Votre espace d’archives est surchargé.
• Vous devez déménager.
• Votre service sera supprimé ou fusionné.
• Le dernier versement date déjà de plus de dix ans.
• Une planification pluriannuelle a été élaborée avec les Archives de l’Etat.

Annoncez le versement au moins trois mois avant la date prévue du transfert.

Prenez alors contact avec les Archives de l’Etat compétent:

• Les services centraux de l’Etat fédéral contactent les Archives générales du Royaume.
• Les services extérieurs de l’Etat fédéral, les institutions locales les cours et les tribunaux contactent les Archives de l’Etat dans la province où se situe (situait) leur siège.

Lors de ce premier contact vous pouvez demander des explications supplémentaires et du soutien dans les différents étapes du versement.

Il ne sert à rien de déménager des archives destinées à être éliminées. Il faut donc d’abord effectuer un tri. Vous pouvez facilement aborder cet étape si votre institution dispose d’un tableau de tri (rechercher). Si vous ne disposez pas d’un tableau de tri, il convient de demander aux Archives de l’Etat de déterminer la destination de vos séries d’archives ad hoc.

• Dans les séries ayant comme destination « trier et verser », il faut séparer les documents à transférer des documents à éliminer, selon le critère défini dans le tableau de tri.
• Les archives à éliminer, dont le délai d’utilité a expiré, sont repris dans une demande d’élimination qui est à envoyer aux Archives de l’Etat au moins 30 jours (s’il existe un tableau de tri) ou 60 jours (sans tableau de tri) avant la date de destruction prévue.
• L’élimination en tant que telle doit se faire de façon à ce que les données soient irrécupérables (plus d’infos).

Le tri vous donne une base pour la rédaction d’un bordereau de versement (modèle en Excel - Word). Il reprend la description et la datation des unités archivistiques dans le fonds à verser, qui sont numérotés.

• Des descriptions courantes commencent par procès-verbaux et annexes relatifs à…, rapports relatifs à…, registres de…, listes de…, fichiers relatifs à…, dossiers relatifs à…, pièces relatives à… ou plans de…, suivies de la description du contenu même qui indique la fonction ou le sujet dont question. Lorsqu’il s’agit de séries générales, gérées au niveau central, la forme rédactionnelle elle-même peut suffire s’il n’existe pas d’autres séries semblables. Des exemples sont: rapports annuels, correspondance, notes de service, budgets, journaux, factures, comptes annuels, etc.
• Si votre institution dispose d’un tableau de tri vous pouvez reprendre la dénomination d’une série comme description.
• Si les documents font déjà l’objet de répertoires, fichiers, bases de données ou inventaires, inutile de les décrire à nouveau en détail dans le bordereau de versement : vous n’avez alors qu’à verser les instruments d’accès aux Archives de l‘Etat.
• Les unités archivistiques sont datées le plus précisément possible sur base du document le plus récent et le plus ancien. Déterminez le niveau de datation avec les Archives de l’Etat : parfois il suffit de ne mentionner que les années, dans d’autres cas des dates plus précises sont nécessaires. Quelques exemples:
  • 32. Procès-verbaux des réunions du conseil de direction, 1994-1997.
  • 217. Répertoire chronologique des demandes de dédommagement introduites par des citoyens, 02/03/1989-30/06/1991.
• Faites approuver la structure de base de votre bordereau de versement avant de le compléter en détail.

Les archives doivent être versées en bon état, ordonnées et accessibles. Souvent, il faut prendre quelques mesures.

3.1 (Re)mettre en ordre et (re)nommer

Veillez à ce que tous les dossiers soient bien classés et bien décrits (dénomination claire et conséquente). L’objectif n’est pas de procéder à un nouveau classement. Une telle démarche doit être soumise à l’accord des Archives de l’Etat.

Vous trouvez de plus d’informations sur la page Classer et nommer vos documents.

3.2 Elagage et conditionnement

Lorsque cela n’a pas encore été réalisé, les archives à transférer doivent également être élaguées : enlevez les feuilles blanches, les formulaires vierges, les doubles, ainsi que tous les matériaux qui peuvent être nuisibles au papier à terme, comme des agrafes et des trombones. Cette étape ne nécessite pas d’autorisation de la part des Archives de l’Etat.

Les dossiers élagués doivent être mis dans des chemises et boîtes non-acides (info pour des commandes via les Archives de l’Etat).

Notez le numéro d’ordre du bordereau de versement au crayon dans le coin droit inférieur des chemises. L’avant de la boîte (environ 1 centimètre au-dessous de l’ouverture) contient le nom abrégé du service versant, le numéro d’ordre de la boîte ainsi que les numéros extrêmes des pièces du bordereau qui y sont contenues.

3.3 Le traitement d’archives endommagées

Dans le pire des cas, les archives posent des problèmes physiques qui empêchent un versement puisqu’elles constituent un risque pour les autres fonds conservés aux Archives de l’Etat.

Les archives qui sont contaminées par de l’humidité, des moisissures ou des insectes qui pourraient se retrouver dans le papier, nécessitent un traitement avant de décider des étapes suivantes. La page Archives en détresse vous aidera à identifier d’éventuels problèmes.

En cas de doute, un archiviste des Archives de l’Etat peut examiner les archives et vous conseiller par rapport au traitement.

La désinfection, le nettoyage et la restauration se font aux frais de l’administration. Mieux vaut donc prévenir que guérir.

Dès que les archives ont été classées, emballées et décrites, vous pouvez indiquer le volume du versement (le nombre de numéros et l’ampleur en métrage linéaire) dans le bordereau de versement.

Transmettez le bordereau de versement au moins un mois avant le versement à votre personne de contact au dépôt concerné des Archives de l’Etat. Il est possible que nous vous demandions d’encore réaliser quelques adaptations.

Avant d’effectuer le versement, les deux parties (le producteur d’archives et les Archives de l’Etat) marquent leur accord pour le bordereau de versement.

Remplissez ensuite une attestation de transfert (modèle), que le fonctionnaire dirigeant de votre institution signera (sous forme électronique ou en double exemplaire papier).

Une fois que les formalités sont achevées, vous pouvez prendre contact avec les Archives de l’Etat afin de fixer une ou plusieurs dates de versement.

Contactez le dépôt des Archives de l’Etat qui conservera les documents pour fixer la/les date(s) et l’heure du/des versement(s).

En fonction de l’ampleur des archives à verser, du temps à consacrer au déménagement et des ressources financières, humaines et logistiques disponibles, le transport peut être organisé de différentes façons :

• par ses propres moyens
• avec l’aide d’une firme de transport
• avec l’aide d’un camion, d’un chauffeur et d’un accompagnateur des Archives de l’Etat (tarifs)

Consultez les étapes 6 à 8 de la feuille de route sur la page Déménager les archives pour des instructions pratiques de déménagement.

Les deux exemplaires de l’attestation de transfert (ou de la déclaration de dépôt) sont communiqués lors du transport.

Après leur arrivée, les archives sont méticuleusement contrôlées par le personnel des Archives de l’Etat sur leur intégralité, leur état matériel, leur accessibilité et leur classement. Les boîtes et conditionnements éventuellement manquants, mal classés ou abîmés sont signalés.

Si aucune autre mesure doit être prise, vous recevez l’attestation de transfert signée comme accusé de réception définitif.

Il ne sert à rien de déménager des archives destinées à être éliminées. Il faut donc d’abord effectuer un tri. Vous pouvez facilement aborder cet étape si votre institution dispose d’un tableau de tri (rechercher). Si vous ne disposez pas d’un tableau de tri, il convient de demander aux Archives de l’Etat de déterminer la destination de vos séries d’archives ad hoc.

• A l’occasion du premier versement numérique ou lors du versement de bases de données, de sites internet ou des formats atypiques d’information, nous analyserons d’abord ensemble ce dont il s’agit et ce qui doit être versé.
• Dans les séries ayant comme destination « trier et verser », il faut séparer les documents à transférer des documents à éliminer, selon le critère défini dans le tableau de tri.
• Les archives à éliminer, dont le délai d’utilité a expiré, sont repris dans une demande d’élimination qui est à envoyer aux Archives de l’Etat au moins 30 jours (s’il existe un tableau de tri) ou 60 jours (sans tableau de tri) avant la date de destruction prévue.
• L’élimination en tant que telle doit se faire de façon à ce que les données soient irrécupérables (plus d’infos).

Le tri ouvre la voie à la rédaction d’un bordereau de versement (modèle). Il reprend la description et la datation des unités archivistiques dans le fonds à verser, qui sont numérotés.

• Si les documents font déjà l’objet de répertoires, fichiers, bases de données ou inventaires, inutile de les décrire à nouveau en détail dans le bordereau de versement : vous n’avez alors qu’à verser les instruments d’accès aux Archives de l‘Etat.
• Les unités archivistiques sont datées le plus précisément possible sur base du document le plus récent et le plus ancien. Déterminez le niveau de datation avec les Archives de l’Etat : parfois il suffit de ne mentionner que les années, dans d’autres cas des dates plus précises sont nécessaires. Quelques exemples:
  • 32. Procès-verbaux des réunions du conseil de direction, 1994-1997.
  • 217. Répertoire chronologique des demandes de dédommagement introduites par des citoyens, 02/03/1989-30/06/1991.
• Faites approuver la structure de base de votre bordereau de versement avant de le compléter en détail.

Les archives doivent être versées en bon état, ordonnées et accessibles. Souvent, il faut prendre quelques mesures.

3.1 (Re)mettre en ordre et (re)nommer

Veillez à ce que tous les (sous-)dossiers et fichiers se trouvent au bon endroit dans l’arborescence des répertoires, sans y apporter de modifications à ce stade. Normalement, votre arborescence reflète le fonctionnement de l’institution et il s’agit de la maintenir ainsi.

Lorsque beaucoup de répertoires ou de fichiers doivent être renommés, il vaut mieux utiliser un outil (ou l’interface de ligne de commande), de façon à réaliser ce travail en bloc.

Vous trouverez de plus amples infos sur la page Classement et nommage.

3.2 Elagage

L’élagage se fait régulièrement et surtout avant de réaliser un versement.

Enlevez (manuellement ou à l’aide d’outils) les répertoires vides, les fichiers blancs, les doublons (c’est-à-dire, les versions qui se trouvent ailleurs que là où les fichiers doivent se trouver), les versions temporaires et les documents superflus aux dossiers.

Toutes les protections par mot de passe doivent être supprimées pour garantir l’accessibilité et la future gestion des fichiers. C’est pourquoi il convient de les éviter au maximum dès le début de vos processus de travail et de promouvoir l’accès aux documents via la gestion des accès au niveau des répertoires et des systèmes (l’usage des mots de passe est exclu par définition dans les fichiers PDF/A et les fichiers PDF contenant une signature valide).

En matière d’archives numériques, « en bon état » signifie aussi que celles-ci sont lisibles, intègres et authentiques lors de leur versement. Cela implique :

• que les Archives de l’Etat n’acceptent pas de fichiers qui ne sont plus consultables sans efforts ou frais considérables (cette règle ne s’applique pas aux fichiers .doc). Voir Les Archives de l’Etat refusent-elles les formats de fichiers qui ne figurent pas dans le tableau ? sur la page Formats de fichiers durables.
• que la somme de contrôle (checksum) MD5 des fichiers doit être calculé au moins une fois avant leur versement.
• le versement des métadonnées nécessaires, dans ou à côté des fichiers, qui documentent le contexte de création et de modification depuis la phase semi-dynamique, y compris les données relatives à la validation d’éventuelles signatures électroniques, en fonction de la stratégie de conservation.

Un archiviste des Archives de l’Etat peut vous assister dans la préparation de vos archives à verser.

Le tri (étape 2), la remise en ordre, le renommage et l’élagage doivent aboutir à un ensemble de données logique et cohérent, avec une structure claire et sans fichiers superflus.

Vous pouvez désormais indiquer le volume du versement (le nombre de numéros et l’ampleur en mégabyte et/ou le nombre de fichiers) dans le bordereau de versement.

Transmettez le bordereau de versement au moins un mois avant le versement à votre personne de contact au dépôt concerné des Archives de l’Etat. Il est possible que nous vous demandions d’encore réaliser quelques adaptations.

Avant d’effectuer le versement, les deux parties (le producteur d’archives et les Archives de l’Etat) marquent leur accord pour le bordereau de versement.

Remplissez ensuite une attestation de transfert (modèle), que le fonctionnaire dirigeant de votre institution signera (sous forme électronique ou une version papier en double exemplaire).

Une fois que les formalités sont achevées, vous pouvez prendre contact avec les Archives de l’Etat afin de fixer une ou plusieurs dates de versement.

Le versement même est encadré par notre Service Archivage digital. Celui-ci vous procurera un login d’accès WinSCP vers notre serveur de versement.

WinSCP est une application simple pour le versement de fichiers à l’aide du protocole SFTP sécurisé.

Vous pouvez le télécharger gratuitement via ce site internet.

1. Ouvrez WinSCP et connectez-vous avec les indications reçues. Vous remplissez edepotsftp1.arch.be comme host name :

2. Ouvrez dans la fenêtre gauche le support (réseau) où se trouve le répertoire avec les fichiers à transférer (tels que repris dans le bordereau de versement approuvé).

3. Naviguez vers le répertoire dans laquelle se trouve(nt) le(s) sous-répertoire(s) avec les fichiers à transférer. Veillez à ce que vous disposez de la bonne version des fichiers.

4. Faites glisser le(s) répertoire(s) vers la fenêtre droite (le répertoire ‘delivery’). Les fichiers seront alors copiés. Cette opération peut prendre quelques heures en fonction du volume global et de la taille des fichiers individuels. Prenez soin de ne pas redémarrer l’ordinateur pendant ce temps.

5. Contrôlez si tous les répertoires et fichiers se trouvent bien dans le répertoire ‘delivery’. Si vous avez copié un mauvais dossier par inadvertance, vous pouvez encore le supprimer.

6. WinSCP peut être fermé après cela (s’il vous est demandé si vous voulez terminer la session, vous pouvez cliquer sur OK).

Lorsque le transfert est achevé, vous informez les Archives de l’Etat en envoyant un mail à [email protected].

Ne détruisez pas immédiatement les fichiers.

Nous vérifions ensuite si tous les fichiers ont été transmis et s’ils sont exempt de virus.

Si aucune autre mesure ne doit être prise, vous recevez l’attestation de transfert signée comme accusé de réception définitif.

Après la réception de l’attestation, vous supprimez les fichiers et/ou détruisez les supports matériels.

Plus d’informations sur la destruction d’archives numériques sur la page Eliminer de l’information.

Comme expliqué ci-dessous, il est fortement déconseillé de continuer à conserver les données après leur versement.